Нека да си припомним малко от първата част на статията за управлението на проекти в уеб индустрията. Лошият project management е причина за лошото изпълнение на над 50% от софтуерните продукти.Изводът е, че управлението на проекти в уеб индустрията, е ключов елемент за изработката на сложни решения и удовлетвореността на клиентите.
Ето защо вече сме и на част 2 и заедно ще разгледаме процесът от започването на един уеб проект, до приключването и неговата поддръжка. Нека започваме.
1. Задай и отговаряй на очакванията на клиентите
Задай и отговаряй на очакванията на клиента. Това не само ще спомогне да не натовариш екипа с работа, която не може да изпълните, но и ще удовлетвори отсрещната страна.
Успехът на даден при управлението на проекти в уеб индустрията зависи от това колко добре сте задали и отговаряте на очакванията. С членовете на екипа се уверете, че разбират своите отговорности и как се очаква да изпълняват и комуникират по време на проекта. С клиентите се уверете, че те разбират какво ще доставите и сроковете, в които ще го доставите.
След като имаш базата, върху която да стъпите, винаги мисли как да подобриш проекта и да го направиш успех за компанията. Най-лесният начин за определяне на очакванията на клиента е на първоначалната среща.
Как да структурираме начална среща?
Срещата за стартиране е отлична възможност да се съберат всички заинтересовани страни по проекта едновременно, така че всички да разберат за какво е проектът, какво се очаква от тях и какви ще бъдат резултатите.
Има няколко стъпки, които трябва да предприемеш, преди да насрочиш начална среща. Първото ти е необходима цялата документация: договор, бриф и т.н. Най-лесно е да имаш шаблонен договор и бриф, който допълвате и променяте заедно с клеинта.
Ето примерен шаблон за начална среща, който можете да адаптираш към вашите проекти:
- Въведение
- Проект – очертай проблема и предложеното решение
- Обхват на работа – това, което вашият екип може да извърши и докъде са възможностите му
- Работен поток – разбивка на задачите, резултатите и основните етапи
- Роли – кой за какво е отговорен
- Въпроси и отговори
В общи линии всички трябва да си тръгнат от срещата с ясно разбиране, какъв ще е очаквания проект, какво ще е управлението му и последващи действия.
2. Определи ръководител на проекта
Един от най-ефективните начини за поддържане на удовлетвореност между клиента и екипа е определянето на специален ръководител на проекта. Този човек ще бъде основната точка за контакт между твоя екип и клиента. Ето няколко причини защо е толкова важно да имаме project manager за управлението на проекти в уеб индустрията.
Добрият мениджър на проекти може да помогне да развиеш бизнеса си
Много е трудно да делегираш отговорности на друг човек, но при растежа на компанията ти, това е неминуемо да се случи. Ако правиш всичко сам, говориш с клиенти, следиш работата на екипа, дори качваш съдържание в готовия уеб продукт, в един момент няма да имаш време да мислиш за развитието на компанията.
За малките екипи помисли за колегата, който има най-дълбоки взаимоотношения с клиента
Поддържането на малките екипи може да означава, че в началото може да няма ясен ръководител на проекти. В тези случаи ролята на ръководител на проекти обикновено се пада на човека, който има най-развити взаимоотношения с клиента. Ключовият подход в тази ситуация е да се даде възможност на всеки член на екипа да свърши своята част от работата и да се увери, че обратната връзка от клиента е положителена.
Добрите мениджъри на проекти са отговорни за следното:
- Предотвратяване на излизане от обхвата на проекта или грешки в характеристиките и т.н
- Добавяне на срокове на проекта
- Комуникация между екипа и заинтересованата страна
Ето няколко полезни линка за комуникация с различните страни по време на управлението на проекти.
За комуникация между екипа и клиента:
- Slack
- Google Meet—виртуални срещи
- Zoom—виртуални срещи
Дизайн и програмиране:
- Figma—за екипни дизайнерски проекти. Най-доброто за проектиране, прототипиране и генериране на код.
- GitHub—за споделяне на код с контрол върху версиите. Най-доброто за съвместна итерация на код и разработка.
- Tuple—за дистанционно програмиране по екипи. Най-добре за remote екипи, използващи операционна система Apple.
Задачи:
- monday.com—за пълна интеграция на проекти с твоята система за бизнес операции, включително Shopify магазина на клиента. Най-доброто за екипи, които изискват много интеграции на приложения, за да поддържат работните им потоци рационализирани.
- Wrike—за пълен контрол над проекта и контрол върху версиите. Много добро за големи екипи с множество задачи.
- Asana—най-доброто за контрол на работния процес, отчитане и автоматизиране на повтарящи се задачи.
- G Suite—за напълно интегрирана дигитална работна среда. Добро за екипи, които искат цялата дейност да е в облачното пространство.
- Basecamp—за организирана асинхронна комуникация и управление на задачи. Най-добро ако ти и клиента сте в различни часови зони или част от екипа ти работи remote.
- Trello—записване на задачи по подобие на Kanban. Най-добро за екип с повтарящи се задачи в проектите.
- kanbanize – софтуер за управление на Kanban проекти и задачи.
- Дневни срещи за следене на задачи и reality check
Ето няколко ключови точки, на които трябва да се обърнете по време на подобни срещи:
Обхват: Променили ли са се някакви резултати от началото на работата по проекта или от последната среща?
График: Проектът в график ли е?
Бюджет: Разходите пропорционални ли са на вече изпратените резултати?
Качество: Всички заинтересовани страни доволни ли са от качеството на резултатите до момента?
Заинтересовани страни: Променили ли са се някакви роли, отговорности или заинтересовани страни?
Рискове: Някой изпитва ли предизвикателства? Предвижда ли някой някакви потенциални препятствия?
3. Получете информация за заинтересованите страни на ранен етап
Трябва да знаеш точно кой ще участва активно в проекта и какви са отговорностите на всички. Това се отнася и за екипа, мениджърския състав и заинтересовани страни или клиентите. Включването на правилните заинтересовани страни по време на процеса на планиране, ще различи добрия от лошия проект.
Докато изграждаш графика на проекта, ето шест въпроса, които ще ти помогнат да поддържаш екипа си през целия процес на управление на проекти в уеб индустрията:
- Кой е отговорен за всеки резултат?
- Кой е човекът за контакт за всеки резултат?
- Кой е най-добър за разрешаването на проблеми?
- Кои са някои от проблемите, които виждате, които биха могли да забавят проекта?
- Съществуват ли някакви инструменти, от които се нуждаете, но нямате?
- Имате ли въпроси за клиента?
4. Справете се с прекъсванията на работния процес
Начинът, по който се справяш с прекъсванията на работния поток, може да направи разликата между успешно и неуспешно управление на проекти в уеб индустрията.
Когато клиентът не реагира или член на екипа неочаквано не може да предаде работата си в срок, може да бъде трудно да се реши как най-добре да се процедира. Но тези прекъсвания в работния процес се случват, така че е важно да бъдеш подготвен и да предприемеш действия бързо. Нека разгледаме два често срещани проблема и как да се подготвим активно за прекъсвания на работния процес:
Какво да правим, когато клиентът не ни отговаря
Когато клиентът не реагира, това може да доведе до големи закъснения в останалата част от проекта, както и при другите проекти, по които работи екипът. Може да бъде предизвикателство да се пренастрои работата, ако клиентите не успеят да предоставят ключови активи, обратна връзка или насоки.
Ето какво да направиш, когато клиентът не реагира.
- Потърси го веднага
- Избери най-подходящия тип комуникация (имейл, телефон, видео чат и т.н.)
- Поддържай тона приятелски и професионален
- Бъди наясно от какво имаш нужда
- Посочи какво се случва, ако не се комуникира активно до крайния срок
- Включи клаузата за ролите и отговорностите в договора
- Направи така, че при забавяне причинено от клиента, да се начисляват допълнителни плащания
Какво да направиш, когато член на екипа или изпълнител не може да достави работата си навреме
Рядко се случва член на екипа да не може да достави работата си в срок. Все пак е важно да се подготвиш, ако се наложи друг човек от екип да поеме задължения.
При добра документация и следене на работния процес, е много лесно друг член да поеме, откъдето първия е спрял. Ето няколко бързи стъпки как да покриете работата на член от екипа, ако изостава или напусне:
Действието ти в стъпки, когато съотборник не може да изпълни задача в срок:
- Говори с екипа си, за да видиш кой може да покрие човека, който не може да достави работата си навреме.
- Преоценени натовареността на екипа. Какво може да бъде задържано или разсрочено?
- Преразпредели работата на друг човек – сподели с тях всяка подходяща документация или частично завършени материали.
- Информирай клиента си, ако има закъснения или промяна в лицето за контакт – винаги ги дръж в течение.
Бъди окей с промените!
В един перфектен свят всичките ти уеб проекти ще вървят по план. Но реалността е, че несигурността и промяната са част от всеки уеб проект: резултатите могат да се забавят, приоритетите да се коригират и клиентите да променят мнението си. Управлението на проекти в уеб индустрията е изпълнено с промени на всяко ниво.
Дори ако работиш по проект, подобен на нещо, което заедно с екипа сте правили преди, има много променливи, които могат да се случат. Надявай се на подобни клиенти, но твърде вероятно да няма такива.
Ако се научиш как да приемеш промените с усмивка, не само ти, но и екипа ти, ще бъдете по-инициативни и подготвени, ако нещо се обърка. С всеки проект, с който се захващаш, продължавай да търсиш възможности за подобряване на работните потоци, автоматизиране на процесите и вграждане на стратегически съкращения във системите.
По този начин това, което някога е било основен проблем, сега се превръща в леко неудобство.
