Знаеш ли, че според проучванията само 67% от всички проект в уеб индустрията следват зададените начални цели. Само си представи как 33%, една трета от всички тях, не са направени достатъчно добре. Всъщност най-голяма вина за това има лошият project management.
Изводът е, че управлението на проекти в уеб индустрията, е ключов елемент за изработката на сложни решения и удовлетвореността на клиентите. На всеки се е случвало да пропусне имейл от клиента, да пропусне краен срок, да направи последни корекции и т.н. Не е важно просто да изчистим тези грешки, а да съставим детайлен план и да разберем, какво всъщност е управлението на проекти в уеб индустрията. Страхотно ще е, ако се опитаме и да го следваме.
Ето защо създадохме това ръководство в 2 части. С него ще те преведем през няколкото области на успешното управление на проекти.
В първата част ще научиш следните точки:
- Какво е управлението на проекти?
- Какви са целите на вашия клиент?
- Какви са методологиите за управлението на проекти?
- Кои са стъпките при управление на проекти?
Очаквай най-доброто, подготви се за най-лошото и се изненадай от резултата
– Денис Уайтли
Какво е управлението на проекти в уеб индустрията?
Управлението на проекти (project management) е процесът на управление на един уеб проект, от първата среща с клиента до крайния резултат, готовия продукт – логично, а! Човекът, който носи отговорността, се нарича ръководител на проекта (project manager). Големите проекти за разработване на уеб приложения или многослойни уеб системи обикновено имат множество ръководители на проекти, докато малките се управляват от един мениджър на проекти. Най-просто казано, това е начинът, по който организираш и управляваш времето и ресурсите, необходими за успешното изпълнение на проект до краен срок.
Двата най-важни елемента на даден проект са неговите заинтересовани страни (stakeholders) и ресурсите (resources).
Кои са заинтересованите страни и ресурсите?
За когото е предназначен проектът, който управляваш. Т.е. заинтересована страна може да бъде клиента ти, висшето ръководство или всеки, който ще използва проекта.
Ресурси: Това са екипа и други материални източници, от които се нуждаеш, за да завършиш даден проект. Например човек, който създава дизайна, екип програмисти и т.н. Така че управлението на проекти по същество предполага ефективно управление на ресурсите, така че да се постигнат резултатите, които отговарят на реалните нужди на заинтересованите страни.
Управлението на проекти е уникален баланс между поддържане на контрол и гъвкавост
В крайна сметка искаш да поддържаш добри отношения с клиента и това означава да бъдеш гъвкав спрямо нуждите на бизнеса.
Доброто управление на проекти включва следните точки:
- Целта на проекта
- Типът проект, който поемаш
- Броят на участващите заинтересовани страни и членове на екипа
- Времето, за което трябва да завършите проекта
Има много точки, които трябва да се имат предвид преди започването на всеки проект. Нека първи разберем каква е истинската цел на твоя клиент.
Определи истинската цел на проекта на твоя клиент
Убедени сме, че не искаш да влезеш направо в проект, без първо да си разбрал ясно какво в крайна сметка клиентът иска.
Независимо дали изграждаш чисто нов онлайн магазин, мигрираш текущ бизнес към нова платформа или създаваш персонализирано онлайн приложение, което ще даде на онлайн магазинът специфична функционалност, ефективният project management в уеб индустрията започва много преди действителната работа.
Опитай се да насърчиш клиента си да разбере не само какво точно иска, но и защо го иска. Когато разбереш истинската му цел, можеш да организираш проекта си около нея и да избегнеш разсейване от ненужни промени и срещи. В някои случай без предварителен план, по време на изграждането на проекта, хрумват нови идеи и това забавя самото изпълнение. Бъди ентусиазиран относно развитието на проектите, но също така бъди наясно как новите идеи влияят върху обхвата.
Ако твоят клиент описва това, което иска с неясни термини, като например „Искам красив уебсайт, който да конвертира повече клиенти“, стигни до същността на неговото искане. За тази цел може да използваш техниката 5-whys. Освен че ще ти помогне да определиш какво точно иска клиента, 5-те въпроса също могат да помогнат да определиш дали е нещо, което можеш да доставиш.
Увери се, че вие (и клиента) сте супер наясно какви са целите на проекта. В противен случай рискуваш да покажеш резултати, които клиента не може да използва или ще бъде недоволен от тях, защото е очаквал различно решение.
След като сте наясно с целта на вашия проект, добави крайната цел в договора.
Какви са методологиите за управление на проекти ?
След като с клиента вече имате еднаква визия, какъв трябва да е готовия продукт и какви са неговите цели, е време да изберете методологията, по която ще работите. Има изключително много опции за методологии за управление на проекти, но ние ще ти покажем 4-те най-добри и ти ще прецениш коя е за теб.
1. Kanban
Методът на Kanban за управление на проекти е силно визуален, изглежда като табло с бележки. Kanban произхожда от японското производство на автомобили и по-късно е адаптиран в сферата на разработването на софтуер. Kanban насърчава лидерството у всички участници в проекта, което води до силна екипна дейност.
Използвайки канбан борд, всички участници могат да видят напредъка на проекта. Те могат и да зададат лимит на поетите задачи, което им помага, за да не се работи върху твърде много неща едновременно.
2. Agile
Процесът Agile използва спринтов подход, където резултатите от проекта се разбиват на няколко спринта или „цикъла“. С голям фокус върху гъвкавостта и сътрудничеството, Agile методологията е полезна за проекти изискващи много итерации и комуникация.
Този метод позволява както на отделни участници, така и на заинтересовани страни да реагират бързо на промените, защото вместо да предполагаш, дали сроковете за изпълнение няма да се променят, ти активно планираш промени.
Вместо да подчертава завършването на по-големи резултати, като пълен уебсайт или приложение, итеративното планиране включва по-чести етапи, в които се отбелязват крайните срокове за малки задачи на проекта – като дизайн на една страница. Това е важно, тъй като тези по-малки задачи дават началото на по-големи етапи. Така напредъкът може да се използва за препрогнозиране и коригиране на графика, ако е необходимо.
Agile дава на заинтересованите страни, на клиентите и на членовете на екипа по-добра представа за състоянието на проекта.
3. Waterfall
Waterfall методът за управлението на проекти в уеб индустрията е линейна методология. Последователна методология, при която задачите в рамките на даден проект трябва да бъдат изпълнени преди началото на следващия. Това е по-твърд подход към управлението на проекти, като е разработен и най-използван в производствената и строителната индустрия. Всички изисквания трябва да бъдат изложени и дефинирани от началото на проекта.
Въпреки че е по-малко гъвкав от Agile, той все още е добра опция за уеб проекти, защото е ясна методология, показва напредък с важни етапи и изисква подробна документация и ясна концепция. Тези елементи на работния процес принуждават всички заинтересовани страни (включително клиентите) да имат ясни резултати и срокове.
4. Scrum
Scrum методологията е идеална за по-големи или по-напреднали екипи. Тя може да помогне на екипите да доставят по-често и поддържа всички заинтересовани страни в течение с целия процес на създаване на продукта.
При спринтове, от една до четири седмици, екипите се събират ежедневно за 15-минутна среща, където всеки член на екипа отговаря на три въпроса:
- Какво прави вчера?
- Какво ще правиш днес?
- Има ли нещо, което да блокира напредъка ти?
Вместо обикновена актуализация на задачите, тези въпроси помагат да се поддържа комуникация, видимост и отчетност по време на проекта. „Scrum Master“ е ръководителят на проекта, отговорен за подпомагането на участниците в изчистването на всички препятствия.
Кои са стъпките при управлението на проекти в уеб индустрията?
1. Иницииране
Това е началната фаза на управлението на проекти. На тази фаза ръководителят на проекта разработва общ преглед на проекта и избира екип. Тази фаза има огромно значение, тъй като тук целият проект получава подходяща насока.
2. Планиране
Тук project manager-a създава “пътна карта” за екипа. На това ниво се поставят целите, дефинира се обхвата, създава се график на работата, определят се етапи и правят се планове за комуникация и управление на риска.
3. Изпълнение
На тази фаза ръководителят на проекта създава екипи и им възлага задачи. Освен това той провежда срещи и създава системи за проследяване. По-голямата част от реалната работа се случва тук.
4. Мониторинг
Започва заедно с фазата на изпълнение. Включва мониторинг на работата на екипа и управление на качеството на продукцията. Тук мениджърът проследява разходите по проекта, представянето на отделните членове на екипа и целия проект.
5. Затваряне
Предава се готовият продукт на заинтересованите страни и се слага край на изпълнението на проекта. Освен това, тук ръководителят на проекти прави преглед на работата на екипа и анализира техните усилия.
Очаквайте 2-ра част скоро!
